No. 961 Ginebra, 7 de marzo de 1997 ASUNTO: Relaciones entre la CITES y el PNUMA 1.En la 36a. reunión del Comité Permanente, celebrada en Ginebra del 30 de enero al 2 de febrero de 1996, se estableció un grupo de trabajo a fin de que se encargase de: "Evaluar, en consulta con las Partes en la CITES y la Directora Ejecutiva del PNUMA, las relaciones existentes entre la Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres (CITES) y el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), en virtud del Memorándum de Entendimiento concertado en 1992 entre el Comité Permanente y el Director Ejecutivo del PNUMA." 2.El grupo de trabajo se reunió en junio de 1996 y presentó un informe de los resultados a la 37a. reunión del Comité Permanente. 3.A petición del Comité Permanente, mediante la presente notificación se transmite copia de dicho informe a todas las Partes en la CITES. ACTAS DE LA REUNION DE GRUPO DE TRABAJO SOBRE LAS RELACIONES ENTRE LA CITES Y EL PNUMA Lugar y fecha:CH-3097 Liebefeld-Berne, 27 y 28 de junio de 1996 1.Participantes - Victoria Lichtschein, Argentina (Presidente) - Peter Dollinger, Suiza (Actas) - Abdoulaye Kane, Senegal (en sustitución del representante de Namibia, que no pudo asistir por motivos profesionales) - Keliti Kasawe, Japón - Susan Lieberman, Estados Unidos - Diego Malpede, Argentina - Juliette Voïnov, Suiza - Hidehiro Yoshii (Japón) - Jorge Illueca, PNUMA (únicamente en las sesiones mixtas) - Felipe Guerrero, PNUMA (únicamente en las sesiones mixtas) 2.Introducción La reunión tuvo lugar en la Sede de la Autoridad Administrativa de Suiza. Además de las sesiones a puerta cerrada, se celebraron dos sesiones mixtas con los representantes del PNUMA. Las deliberaciones fueron cordiales, productivas y esclarecedoras, a pesar de que se registraron discrepancias sobre ciertos temas. Los representantes del PNUMA convinieron en transmitir los resultados de las deliberaciones a la Directora Ejecutiva del PNUMA. Se acordó que si bien la información transmitida al Comité Permanente por el Secretario General sobre las cuestiones objeto de debate había sido muy útil, no era completamente satisfactoria o era insuficiente, concretamente la información presentada en la última reunión del Comité Permanente. Los miembros del grupo de trabajo acordaron que sería conveniente examinar con el personal del cuadro orgánico de la Secretaría las cuestiones concernientes a las relaciones cotidianas con el PNUMA. Se convino en que esas cuestiones se habían examinado oportunamente con el Secretario General en la reunión del Comité Permanente de marzo de 1996, y que el personal del cuadro orgánico abordaría esas cuestiones con mayor libertad en ausencia del Secretario General. Se propuso invitar al personal del cuadro orgánico de la Secretaría a que asistiese a Berna a la sesión de la mañana del segundo día de la reunión, a fin de que formulase comentarios sobre las relaciones entre la CITES y el PNUMA. Se envió un fax a la Secretaría invitando al personal profesional a participar en esa sesión. Aparte de un miembro del personal que se encontraba en misión, todos los demás invitados asistieron a la reunión, a saber, Jonathan Barzdo, Jacques Berney, John Kundaeli, Jean-Patric Le Duc y Obdulio Menghi. Se dejó muy claro que el objetivo del grupo de trabajo era examinar las cuestiones relativas a la relaciones cotidianas con el PNUMA. Los miembros del personal profesional expusieron sus opiniones sobre una amplia serie de cuestiones correspondientes a sus relaciones con el PNUMA y otras cuestiones conexas. Las discusiones fueron francas, profesionales, fructíferas e instructivas. Habida cuenta de que algunas cuestiones eran de carácter delicado, el grupo de trabajo informará debidamente a los miembros del Comité Permanente en sesión a puerta cerrada en la 37a. reunión del Comité Permanente. El grupo de trabajo trató de estructurar los debates a fin de cumplir el mandato que se le había asignado en el documento SC36.6.1/Rev., tomando en consideración el Acuerdo suscrito entre el Comité Permanente de la CITES y el Director Ejecutivo del PNUMA el 26.6.92, y las disposiciones de la Convención sobre la cuestión, concretamente el Artículo IX.2, el Artículo XII.1 y la enmienda de Bonn. Esta reunión tenía por finalidad preparar un informe, con las recomendaciones del caso, para someterlo al Comité Permanente, que sería distribuido por la Secretaría 45 días antes de la 37a. reunión del Comité Permanente. 3.Mandato En virtud del mandato adoptado por la 36a. reunión del Comité Permanente celebrada en Ginebra del 30 de enero al 2 de febrero de 1996, (Doc. SC 36.6.1/Rev.), el grupo de trabajo debía evaluar, en consulta con las Partes en la CITES y la Directora Ejecutiva del PNUMA, las relaciones entre la CITES y el PNUMA prescritas en Acuerdo existente entre el Comité Permanente y el Director Ejecutivo. En particular, se pidió al grupo de trabajo que examinara: A. la naturaleza, el costo, la eficacia y la responsabilidad de los servicios financieros, de personal y de otro tipo prestados por el PNUMA a la CITES con arreglo a lo dispuesto en el párrafo 1 del Artículo XII de la Convención (así como la posibilidad de volver a examinar este párrafo de la Convención); B. el procedimiento de consulta entre el PNUMA y el Comité Permanente, concretamente en lo que concierne a la selección y evaluación del personal de la Secretaría CITES; y C. las relaciones entre la CITES y otras convenciones administradas por el PNUMA; y tomase en consideración i) la experiencia de otras organizaciones y convenciones intergubernamentales en esta esfera de actividad y las iniciativas tales como el próximo cursillo de trabajos prácticos en el que se abordará la posibilidad de lograr una cooperación más estrecha entre el Convenio sobre la Diversidad Biológica y otras convenciones pertinentes; ii) todas las opiniones presentadas por escrito por las Partes en la CITES y la Directora Ejecutiva del PNUMA; iii) el asesoramiento de los consultores que emprenderán el examen sobre cómo mejorar la eficacia de la Convención en su conjunto, así como el informe de dicho examen tan pronto esté disponible; y iv) las consultas en curso en el seno de las Naciones Unidas acerca de las reformas presupuestarias y administrativas. El grupo de trabajo señaló que era prácticamente imposible obtener asesoramiento de los consultores que llevaban a cabo el estudio sobre cómo mejorar la eficacia de la CITES, ya que aún no habían acopiado la información remitida por las Partes. Los miembros del grupo de trabajo acordaron que debido al escaso tiempo disponible no fue posible recabar la opinión de las Partes en la CITES antes de la reunión del grupo. No se había enviado ninguna notificación a las Partes anunciando la reunión, ya que el informe resumido de la 36a. reunión del Comité Permanente aún no estaba disponible. El grupo de trabajo recomienda que # el presente informe se comunique a las Partes mediante notificación, solicitando que formulen sus comentarios. 1 Retrospectivamente, hay que reconocer que la decisión de celebrar una reunión con un reducido número de miembros del Comité Permanente había sido acertada. 4.Examen general de las relaciones entre la CITES y el PNUMA Las relaciones entre la CITES y el PNUMA se examinaron por primera vez en la 1a. reunión de la Conferencia de las Partes (Berna, 1976). La independencia de la CITES se vió reforzada como resultado de la adopción de la enmienda de Bonn, mediante la cual las Partes decidieron establecer un Fondo Fiduciario para financiar las tareas de la Secretaría. El 1o. de noviembre de 1984, el PNUMA asumió la responsabilidad de administrar la Secretaría, a pesar de que en ese momento no se estableció ningún Memorándun de Entendimiento entre la CITES y el PNUMA. Tras la partida del anterior Secretario General, se concertó un Acuerdo entre el Comité Permanente y el Director Ejecutivo del PNUMA, que se adoptó en la octava reunión de la Conferencia de las Partes (Kyoto, Japón, marzo de 1992) y fue firmado poco tiempo después. Tras el desplazamiento de la CITES a Ginebra, el PNUMA ha desplegado esfuerzos para participar en el trabajo diario de la Secretaría. No obstante, aún quedan diversas cuestiones acerca de la independencia de la Secretaría que sería necesario examinar y evaluar. A raíz de las deliberaciones llevadas a cabo con el personal de la Secretaría y el PNUMA, el grupo tomó nota de que las relaciones entre los sercretarios generales de las distintas convenciones y el PNUMA eran muy variables, algunos secretarios generales siendo más enérgicos e independientes que otros. El grupo de trabajo concluyó que si bien se ha tropezado con problemas en el pasado y que aún hay problemas entre el personal de la Secretaría y la burocracia del PNUMA, las ventajas de mantener una estrecha relación con el PNUMA superan con mucho los inconvenientes. Aún quedan por resolver algunas cuestiones relacionadas con el grado de independencia de la Secretaría. El grupo de trabajo recomienda que # no se tomen medidas para modificar el Artículo XII de la Convención; y # se prepare un nuevo Memorándum de Entendimiento o Acuerdo entre las Partes en la CITES y el PNUMA, a fin de determinar claramente las relaciones entre ellas y evitar que se planteen nuevas dificultades en el futuro. 2 5.Acuerdo concertado en 1992 entre el Comité Permanente de la CITES y el Director Ejecutivo del PNUMA El Acuerdo entre el Comité Permanente de la CITES y el Director Ejecutivo del PNUMA firmado el 26 de junio de 1992 por el ex Presidente del Comité Permanente, Sr. Murray Hosking, y el 28 de junio de 1992 por el antiguo Director Ejecutivo del PNUMA, Dr. Mostafa K. Tolba, se refiere a la designación del Secretario General y otros miembros del personal de la Secretaría, la evaluación del personal y la administración y ejecución del presupuesto de la Secretaría. En él se estipula que el Director Ejecutivo informará al Comité Permanente con antelación acerca de cualquier medida significativa en relación con la Secretaría y examinará detenidamente las opiniones que le formule el Comité Permanente sobre dichas medidas, así como en lo que concierne a la evaluación de la actuación profesional del Secretario General. En cuanto a las actividades se refiere, la Conferencia de las Partes o el Comité Permanente, y no el PNUMA, determinan la orientación política de la Secretaría. El grupo de trabajo acordó que sólo podrán obtenerse todas las ventajas dimanantes de la asociación con el PNUMA si queda perfectamente claro que únicamente las propias Partes, y no el PNUMA, determinan la orientación de las actividades de la Secretaría. Muchas de las reglas del Reglamento del Personal del PNUMA son importantes, pero de dificil aplicación en una pequeña organización como la Secretaría CITES, de forma que es esencial mantener cierta flexibilidad. El grupo de trabajo acuerda también que el Acuerdo actual no es suficientemente preciso y que, por ende, debería examinarse, revisarse y ampliarse. El grupo de trabajo recomienda que # se someta a revisión el Acuerdo concertado en 1992 entre el Director Ejecutivo del PNUMA y el Comité Permanente de la CITES; # a este fin, el Comité Permanente determine los puntos que deberán figurar en un Acuerdo revisado, y encargue al grupo de trabajo que examine la cuestión con el PNUMA y negocie un nuevo Acuerdo entre el Comité Permanente de la CITES y la Directora Ejecutiva del PNUMA; y # se aliente a los miembros del grupo de trabajo a participar en la reunión del Consejo de Administración del PNUMA que tendrá lugar a principios de 1997. 3 6.Aportaciones del PNUMA a la CITES El Sr. Illueca presentó un proyecto de documento en cuya Sección A se mostraban las aportaciones del PNUMA a la CITES desde su asociación (véase el Anexo 1). Los miembros del grupo de trabajo manifestaron su acuerdo con algunos de los aspectos esbozados pero no con otros. Señalaron que debería producirse un aumento y una mejora de los servicios prestados, ya que el Fondo Fiduciario había aumentado considerablemente a lo largo de los años. Conforme a la información proporcionada por el personal de la Secretaría y el PNUMA, los miembros del grupo de trabajo acordaron que el PNUMA dispone de servicios muy útiles y que la Secretaría CITES no estaba al corriente de los mismos o no se beneficiaba de ellos. Por otra parte, se estimó que algunos puntos del documeto presentado eran incorrectos y deberían rectificarse: 6.1. Sección A, párrafo 1 - Cooperación científica, técnica y jurídica Se considera que la primera frase "Se está llevando a cabo colaboración científica, técnica y jurídica entre el PNUMA y la Secretaría CITES" es disparatada, ya que apenas se ha registrado colaboración de este tipo, a pesar de que en fecha reciente la Secretaría ha colaborado con la Oficina del PNUMA en México en relación con la preparación de legislación para algunos países. 6.2. Sección A, párrafo 3 - Contratación Cabe destacar que el Acuerdo entre el Comité Permanente y el Director Ejecutivo se refiere tanto al Secretario General de la CITES como al resto del personal de la Secretaría. Es posible que no todo el personal se contrate con arreglo a las reglas del Reglamento del Personal de las Naciones Unidas. 6.3 Sección A, párrafo 4 - Gestión de la información El grupo de trabajo puso en tela de juicio la declaración "vínculos estrechos entre la Secretaría CITES y Vigilancia Mundial (Earthwatch)", y en este sentido, un funcionario superior de la Secretaría confirmó que no era correcto, ya que apenas existía contacto con Vigilancia Mundial. A juicio de los funcionarios superiores de la Secretaría el GRID nunca ha prestado servicios a la Secretaría CITES. La Secretaría mantiene diversas bases de datos, entre otras una base de datos sobre la condición de los países miembros/signatarios. Así, pues, no es necesario que el GRID establezca otra base de datos a este fin. En lo que respecta a Mercure, la Secretaría no ha sido consultada sobre el particular, y los funcionarios superiores de la Secretaría no entienden la razón por la que habría que utilizar esta red, en particular, teniendo en cuenta que el acceso a Mercure sería extremamente oneroso. Como el WCMC es una organización independiente, en el contexto CITES-PNUMA no se ha hecho alusión a las buenas relaciones que reinan entre este organismo y la CITES, que remontan a la época en que ambas dependencias estaban administradas por la UICN. 6.4 Sección A, párrafo 6 - Servicios de publicación, por ejemplo a través de la IPA En el pasado la Secretaría efectuó varias solicitudes a la IPA (en relación con los rompecabezas y la revista C&M), pero no se obtuvo una respuesta positiva. A juicio del grupo de trabajo, los funcionarios superiores de la Secretaría no están conectados electrónicamente con la IPA, como se indica en el documento. 6.5. Sección A, párrafo 6 - Apoyo financiero El grupo de trabajo tomó nota de que los funcionarios superiores de la Secretaría no estaban al corriente de que el PNUMA hubiese proporcionado apoyo financiero catalítico para ciertas actividades de la Secretaría en los últimos años. La única contribución que podían recordar se refería a la prestación de fondos por la Oficina Regional para Europa con miras a preparar e imprimir el juego de la CITES en 1990. 6.6 Sección A, párrafo 7 - Administración del Fondo Fiduciario En la última línea del primer párrafo, tomar nota de que el actual período financiero es para 1996-1997 y no para 1996-1998. 6.7 Sección A, párrafo 8 - Servicios de conferencias El grupo de trabajo tomó nota de que, hasta la fecha, los gastos de las Conferencias CITES se sufragan con cargo al Fondo Fiduciario de la CITES y el gobierno anfitrión. El PNUMA no ha aportado ninguna contribución en este sentido (este párrafo no es pertinente en el contexto de la Sección A del documento). El Sr. Guerrero declaró que para la CITES es menos oneroso organizar las Conferencias de las Partes fuera de Nairobi, ya que dichas conferencias se celebran únicamente en tres idiomas y, por otra parte, la CITES no está obligada a aplicar los salarios de las Naciones Unidas. 6.8 Anexo I En relación con el Cuadro 1, el grupo de trabajo preguntó por qué se había registrado un aumento de los costos de personal entre 1994 y 1995 del 21% para A. Beyene, 29% para E. Eastwood y 17% para N. Reyes. Se destacó que los salarios completos de estos tres miembros del personal se imputan a los costos de apoyo a la CITES, a pesar de que han estado trabajando para otras secretarías de convenciones (unos más que otros). El grupo de trabajo solicitó al PNUMA aclaración respecto al tiempo que dedicaba cada uno de estos miembros a las tareas de CITES y a otros tratados. Los representantes del PNUMA convinieron en proporcionar dicha información. El grupo de trabajo solicitó también que se le presentase una descripción detallada de las responsabilidades de estos miembros del personal, a fin de comprender que servicios presta el PNUMA a cambio del 13% de los gastos generales de administración del Fondo Fiduciario. Se señaló asimismo que los gastos de las telecomunicaciones del Oficial administrativo y los gastos de equipo y suministro se sufragaban con cargo al Fondo Fiduciario de la CITES, a pesar de que había dedicado una parte considerable de su tiempo trabajando para otras convenciones. En lo que concierne al Cuadro 2, se estimó que las cifras que se indicaban no reflejaban la realidad. La asignación de un porcentaje de gastos a la CITES parece ser una apreciación más bien que una evaluación real de los costos de los servicios prestados a la Secretaría CITES. En algunos casos, los funcionarios superiores de la Secretaría no saben de que servicios se trata (por ejemplo, la Dependencia de Registro o la Dependencia Telegráfica), no están enterados ni de la forma en que todas las dependencias prestan servicios a la Secretaría ni del porqué. No obstante, en el documento no se justifica en modo alguno el porcentaje de tiempo que cada dependencia destina a las actividades relacionadas con las secretarías de las convenciones administradas por el PNUMA. El grupo de trabajo solicita al PNUMA que le proporcione información detallada sobre estas cuestiones, entre otras cosas en relación con la asignación del 13%. En la página 2 del Anexo I figura una lista de las convenciones a las que el PNUMA proporciona apoyo administrativo. El grupo de trabajo manifestó preocupación por el hecho de que la CITES sólo recibe 10% de los servicios proporcionados por la Subdivisión de administración del programa del fondo y otros servicios del PNUMA; no se sabe exactamente que porcentaje proporciona la CITES al presupuesto de estas dependencias. El grupo de trabajo opina que esta rendición de cuentas es insuficiente y, por ende, solicita al PNUMA que le presente una contabilidad detallada sobre el particular. En lo que concierne a la sección de servicios generales, el grupo manifestó que desearía saber exactamente los servicios que prestaban a la CITES las dependencias de Registro y de Telegrafía, así como los servicios de telecomunicaciones y de procesamiento electrónico. Según este documento, estos servicios ascendían a unos USD 58.000 por año. Se solicitará al PNUMA que arroje luz sobre esta cuestión. El grupo de trabajo observó también que 10% de la actividad profesional de cinco miembros del cuadro orgánico y 26 de servicios generales del Servicio de Gestión de Recursos Humanos se facturan a la CITES. Habida cuenta de los pocos anuncios de vacantes publicados por la CITES, el grupo se pregunta si la Secretaría ha recibido realmente servicios por un valor de USD 29.000. En consecuencia, el grupo de trabajo pone en duda las cifras reflejadas en el Cuadro 2 acerca de fondo indirecto y los gastos administrativos imputados a la CITES, inclusive las cantidades imputadas a todas las secretarías de las convenciones, y la base para cargar a la CITES 10% de la suma total. No está claro si la CITES recibie servicios por un valor del 10%, ni de como el PNUMA mantiene registro de los servicios que presta a cada una de las secretarías. Suponiendo que se mantiene un registro de las cuentas para cada una de las secretarías, el grupo desearía contar con una contabilidad detallada de las cantidades de los diez fondos fiduciarios, los servicios que se prestan y de la proporción de fondos procedentes de la CITES. Para cada uno de los servicios enumerados hay una estimación de la proporción procedente de los fondos fiduciarios. El grupo desearía que el PNUMA le explique como determina los porcentajes. En conclusión, el grupo puso en tela de juicio el monto de USD 277.104 de gastos indirectos efectuados por el PNUMA para prestar servicios a la CITES y solicita información complementaria al respecto. Los representantes del PNUMA han prometido presentar información detallada sobre el particular. 6.9 Anexo II El grupo estimó que el cuadro en la primera página puede inducir a error, ya que se refiere a los gastos efectuados antes de la creación del Fondo Fiduciario de la CITES. Si desea mantenerse esta página en el documento, en el cuadro debería dejarse claro a que años se refiere. Se señaló que en el último párrafo de la segunda página, la referencia a la Sra. M. Astrálaga crea confusión. Si bien su salario fue abonado por el PNUMA, el salario de la persona a la que sustituyó continuó abonándose durante cierto tiempo con cargo al Fondo Fiduciario. En consecuencia, en la tercera página, no es correcto incluir el salario completo de la Sra. Astrálaga en el punto 5 del cuadro. En el mismo cuadro, no está claro a que se refieren exactamente las cifras que figuran bajo los puntos 2 y 3. Es posible que los USD 20.000 en el punto 2 han sido contabilizados dos veces, ya que se incluyen también en el punto 4. Ahora bien, es necesario proceder a una verificación. 7.Propuestas para mejorar las relaciones entre la CITES y el PNUMA En la Sección B de documento presentado por el Sr. Illueca, figuran algunas propuestas para mejorar las relaciones entre la CITES y el PNUMA. 7.1 En base a la información recibida en relación con el tercer párrafo de la introducción, el grupo no veía la necesidad, recomendada por el PNUMA, de crear un nuevo puesto para una persona que se encargaría del enlace entre el PNUMA y las secretarías de las convenciones, en particular, si dicho puesto ha de sufragarse con cargo al Fondo Fiduciario de la CITES. El grupo apoya la idea de continuar las consultas ad hoc entre las secretarías. Un Oficial de Enlace, tal como propone el PNUMA, podría estar tentado a interferir en las actividades sustantivas de la Secretaría, lo que daría lugar a conflictos entre las Partes y el PNUMA. El grupo de trabajo apoya las sugerencias formuladas en el último párrafo de la Sección 1 del documento. No obstante, no cree que sea necesario, como se sugiere en este párrafo, esperar hasta que se celebre un reunión intergubernamental para proceder a la revisión del Acuerdo entre el Comité Permanente de la CITES y el Director Ejecutivo del PNUMA. 7.2 Punto 1 - Tercer párrafo: No queda claro que se pretende con la idea de la publicación conjunta. Habida cuenta de que se suscitan aspectos positivos y negativos, se necesita aclaración al respecto. Debido al escaso tiempo disponible, no ha sido posible examinar pormenorizadamente las sugerencias y recomendaciones formuladas en esta sección. No hubo consenso entre los miembros del grupo en lo que concierne a las sugerencias y comentarios. El grupo estima que si bien las cuestiones relacionadas con la sinergia con otras convenciones conservacionistas son importantes e interesantes, no había que olvidar que la tarea encomendada al grupo de trabajo era examinar las cuestiones de orden administrativo. 7.3 Punto 1 - Quinto párrafo: La idea de organizar un seminario sobre el PNUMA es excelente. Ahora bien, sería muy útil organizar un seminario sobre la CITES para el personal del PNUMA. El grupo de trabajo convino en que la sugerencia formulada en el último párrafo, de que el PNUMA debería preparar un documento de política para definir exactamente las responsabilidades y obligaciones de la Directora Ejecutiva del PNUMA al "constituir" una secretaría, no debería ser un ejercicio unilateral sino que en él deberían participar las Partes desde un principio, posiblemente por conducto del Comité Permanente. 7.4 Punto 2: El contenido del punto 2, concretamente de su segundo párrafo, habrá de discutirse detalladamente, ya que en él se esboza la posibilidad de que el PNUMA, y no la Conferencia de las Partes, proponga la orientación política de la Secretaría. 7.5 Punto 3: Un miembro de la Secretaría CITES (Oficial de proyectos especiales) ya se ocupa de las cuestiones relacionadas con el FMAM. Tras las deliberaciones llevadas a cabo a raíz de una cuestión planteada por un miembro del grupo de trabajo, se señaló que los proyectos FMAM deberían tal vez canalizarse a través del PNUD, que disponía de oficinas regionales en todo el mundo, sobre todo, debido a que el FMAM parecía poner reparos a cooperar con el PNUMA. El grupo de trabajo recomienda que # las propuestas que figuran en la Sección B del documento presentado por el PNUMA, concretamente las formuladas en el punto 2, deberían ser debatidas conjuntamente por el Comité Permanente, la Secretaría y el PNUMA, y los resultados de los debates deberían tomarse en consideración al revisar el Acuerdo; y # si la Directora Ejecutiva decide preparar un documento de política con el fin de definir exactamente sus responsabilidades y obligaciones al "constituir" una secretaría, debería hacerlo en estrecha colaboración con el Comité Permanente. 4 8.Procedimientos financieros y administrativos El Sr. Guerrero presentó un proyecto de documento sobre los procedimientos financieros y administrativos (Anexo 2), señalando que había que respetar dichos procedimientos debido al carácter multinacional de las Naciones Unidas. Dijo que aunque había controversias acerca de si la CITES pertenecía a las Naciones Unidas, no había duda alguna de que la Secretaría si pertenecía. Señaló que había poca flexibilidad en cuanto a las reglas del Reglamento en materia de contratación del personal y su administración, ya que las decisiones importantes se tomaban en la Asamblea General. Si las Partes desean crear excepciones al Reglamento en vigor, deberían solicitarlo por escrito. Declaró que los servicios prestados por el PNUMA a las diez convenciones administradas por este organismo, variaban de una convención a otra, y destacó que habida cuenta de que la CITES era la convención más independiente, se pensaba que sería más conveniente administrarla desde Ginebra que desde Nairobi, y que el PNUMA se centraría más bien en cómo mejorar los instrumentos existentes en lugar de alentar la creación de nuevas convenciones. El grupo de trabajo señaló que funcionar al amparo de un Reglamento que fue concebido para grandes organizaciones ocasionaba ciertos problemas, ya que a menudo era demasiado pesado y complicado. Señaló también que en el informe del auditor se sugería una interpretación flexible del Reglamento en relación con las decisiones adoptadas en el seno de la Secretaría. En cuanto a la flexibilidad se refiere, concretamente a la falta de flexibilidad en la aplicación del Reglamento de las Naciones Unidas, un miembro del grupo de trabajo propuso que sería útil establecer una lista de las reglas del Reglamento que planteaban problemas, proporcionando soluciones alternativas. Cualquier derogación del Reglamento en vigor debería ser solicitada por el Comité Permanente y debería incluirse en el Acuerdo. En respuesta a una cuestión planteada por el grupo de trabajo sobre los servicios que el PNUMA o la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra (ONUG) prestaban a la Secretaría, un funcionario superior de la Secrearía especificó que la ONUG prestaba los servicios médicos, de concesión de visados y cartas de legitimación, y que estaba previsto que la nómina de sueldos se estableciese en fecha próxima an la ONUG. Los miembros del grupo de trabajo mostraron preocupación por el hecho de que los documentos del PNUMA no se hubiesen distribuido antes de la reunión, ya que estaban obligados a leer esos documentos por primera vez y simultáneamente escuchar el informe y discutir las cuestiones del caso con el PNUMA. En consecuencia, no podía pedirse al grupo de trabajo que tomase una decisión final sobre el contenido del documento. Entre las declaraciones iniciales de los miembros del grupo de trabajo cabe destacar: - las funciones enumeradas en el Artículo XII no se refieren a la Directora Ejecutiva sino a la Secretaría; - "contituir una Secretaría" incluye también la posibilidad de que la Directora Ejecutiva contrate a otra organización para actuar como Secretaría de la Convención; - hay que aceptar que rige el Reglamento de la organización que administra la Secretaría, al menos que la Conferencia de las Partes o el Comité Permanente y la organización en cuestión hayan acordado disposiciones especiales. El grupo de trabajo concluyó diciendo que no sólo había que revisar el Acuerdo, si no que el Acuerdo revisado debería incluir una cláusula de revisión. Los representantes del PNUMA manifestaron que era una buena idea proceder a una revisión periódica del Acuerdo. Señalaron que la Directora Ejecutiva otorga gran autoridad a los administradores de las convenciones y sugirieron que el Secretario General debería informar con mayor frecuencia al Comité Permanente sobre la ejecución. El grupo de trabajo recomienda que # al preparar la revisión del Acuerdo, se establezca una lista de las reglas del Reglamento de las Naciones Unidas que planteaban problemas, proponiendo soluciones alternativas; # el proyecto de documento del PNUMA sobre procedimientos financieros y administrativos se examine pormenorizadamente en este sentido; # se prevea una revisión periódica del funcionamiento del Acuerdo; # la revisión y elaboración de un nuevo Acuerdo con el PNUMA no se lleve a cabo en la reunión plenaria del Comité Permanente. Deberían establecerse nuevos contactos con el grupo de trabajo, el cual comunicará los resultados al Comité Permanente; # el Comité Permanente considere la posibilidad de solicitar a los miembros del grupo de trabajo que se reunan con los representantes del PNUMA, posiblemente en la próxima reunión del Consejo de Administración del PNUMA, e informe al Comité sobre los resultados; y # el Comité Permanente solicite al Secretario General que presente informes más frecuentes (trimestralmente) sobre la ejecución. 5 9.Elección de un nuevo Secretario General Adjunto y otros miembros del cuadro orgánico El grupo de trabajo pidió que se aclarase la razón por la cual la Directora Ejecutiva había establecido un grupo para proceder a la selección del sucesor del Secretario General Adjunto y los motivos por los que se había vuelto a repetir el proceso tras la renuncia del candidato seleccionado. El Sr. Illueca admitió que este proceso era poco habitual, pero señaló que la cuestión debería examinarse a la luz del Reglamento del Personal de las Naciones Unidas que, en este sentido, es bastante flexible. Declaró que, tras haber recibido numerosos mensajes poco diáfanos sobre la manera en que pretendía proceder el Secretario General, la Directora Ejecutiva se mostró insatisfecha sobre la lentitud con que se resolvía la cuestión. El mismo problema surgió en relación con el Oficial sobre la Observancia; el Secretario General había dado muestras de falta de eficacia al no tomar una decisión a pesar de las repetidas solicitudes de la Directora Ejecutiva. A la cuestión de por qué razón el grupo de selección había sido formado por los mismos miembros que la última vez, a pesar de que su composición se había puesto en tela de juicio en la última reunión del Comité Permanente, el Sr. Illueca prometió que señalaría a la atención de la Directora Ejecutiva las preocupaciones del Comité Permanente y que se propondría una nueva composición. Se señaló que, en el caso del antiguo Secretario General Adjunto, el PNUMA no había actuado con flexibilidad al aplicar las reglas del Personal en lo que concierne a la prolongación de su contrato tras la edad de jubilación. En lo que respecta a los procedimientos de selección del personal, se puso de manifiesto que, en el caso del Oficial sobre la Observancia, se habían seguido más o menos los procedimientos, pero que aún no se había elegido a ningún candidato a pesar de que el funcionario que ocupara ese puesto había anunciado en octubre de 1994 su decisión de dejar el cargo en enero de 1995. En el caso del nuevo Secretario General Adjunto no se siguió en absoluto el Reglamento. Normalmente, el "administrador" debe presentar una lista final de selección y establecer un grupo de selección. Así se procedió en la Secretaría de la Convención de Bonn, pero no en la CITES. En el caso que nos ocupa, el Secretario General no estableció un grupo de selección y no formuló ninguna recomendación a Nairobi. En consecuencia, el PNUMA no pudo actuar con toda prontitud. Tras nuevas deliberaciones con los representantes del PNUMA y el personal de la Secretaría, se observó que algunos problemas relacionados con la selección del personal se debían al PNUMA de Nairobi, entre otros, el retraso en remitir los anuncios de vacante, la falta de información sobre la fecha de publicación, etc. Se puso de relieve con estupefacción que el Secretario General había modificado la matriz de un grupo de selección concreto y había pedido a los miembros de dicho grupo que propusiesen a un candidato determinado. El grupo de trabajo recomienda que # la Directora Ejecutiva aplique el Reglamento del Personal de las Naciones Unidas de la forma más flexible posible en el caso de que la Conferencia de las Partes o el Comité Permanente así lo soliciten; # los anuncios de vacante se redacten con sumo cuidado y de conformidad con el Reglamento de las Naciones Unidas, y que deben enviarse a la Secretaría CITES para que los distribuya a todas las Partes; # los procedimientos de selección deben ajustarse al Reglamento del Personal de las Naciones Unidas en vigor; # en lo que concierne a la composición de los grupos de selección, la Directora Ejecutiva tome debidamente en consideración las preocupaciones y sugerencias del Comité Permanente; y # el Secretario General y el PNUMA tramiten sin dilación la sustitución de los miembros del personal. 6 10. Procedimientos de selección y evaluación de la actuación profesional del Secretario General El Sr. Illueca dejó claro que los Secretarios Generales de las Convenciones eran elegidos para desempeñar sus cargos por mandatos, normalmente, de dos o tres años. El Secretario General de la CITES cuenta con un contrato de dos años que finaliza el 31 de diciembre de 1996. Los funcionarios superiores de la Secretaría manifestaron su preocupación acerca de la administración y funcionamiento actuales de la Secretaría. Habida cuenta de que algunas de estas cuestiones eran extremamente delicadas, el grupo de trabajo acordó informar a los miembros del Comité Permanente en el curso de una sesión a puerta cerrada en la próxima reunión del Comité que tendría lugar en diciembre de 1996 en Roma, Italia. Estas preocupaciones se comunicaron a los representantes del PNUMA, quiénes aseguraron al grupo de trabajo que informarían directamente a la Directora Ejecutiva del PNUMA. El grupo de trabajo llegó a la conclusión de que las Partes, por conducto del Comité Permanente, deberían desempeñar una función más activa y directiva en el funcionamiento de la Secretaría y en la actuación del Secretario General. La evaluación de la actuación profesional del Secretario General incumbe a la Directora Ejecutiva del PNUMA y el Presidente del Comité Permanente de la CITES, y en este sentido, el grupo acordó que el Comité Permanente debería de participar más activamente en este proceso. Asimismo, convino en que era lamentable que no hubiese un procedimiento formal para informar oficialmente al Comité Permanente acerca de los problemas internos de la Secretaría, y hubo consenso en que en el Acuerdo revisado debería preverse un medio por el cual la Directora Ejecutiva informase al Comité Permanente de los acontecimientos y preocupaciones y viceversa. Los miembros del grupo de trabajo hicieron hincapié en que debería existir una comunicación más directa entre la Directora Ejecutiva del PNUMA y los funcionarios superiores de la Secretaría, al menos reuniones periódicas, a fin de mantenerla al corriente del funcionamiento de la Secretaría. Asimismo, destacaron que debería establecerse un sistema de visitas breves de los miembros del Comité Permanente a la Secretaría, que les permitiría tener una idea más precisa de los problemas o del funcionamiento general de la Secretaría. El Sr. Illueca informó al grupo de que se había establecido un nuevo formulario para evaluar la actuación del personal, de que las evaluaciones se llevan a cabo normalmente cada segundo año o una vez en el curso de cada contrato y que la persona objeto de evaluación ha de rellenar el formulario y será revisado por dos oficiales. En el caso del Secretario General, asumió que habría que proceder a una evaluación preliminar y posterioremente consultar al Comité Permanente. Propuso que se enviase un recordatorio a la Directora Ejecutiva en relación con el párrafo 4 del Acuerdo y prometió que le pediría que se mantuviese en contacto con el Comité Permanente en la relación con la evaluación de la actuación profesional del Secretario General. El grupo de trabajo recomienda que # la evaluación de la actuación profesional del Secretario General se realice antes de que se renueve su contrato; # como cuestión prioritaria, la Directora Ejecutiva haga frente a la crisis manifiesta en el seno de la Secretaría y trate de encontrar una solución en colaboración con el Comité Permanente; el Acuerdo revisado # sea muy claro y preciso en cuanto a la ejecución de la evaluación periódica de la actuación profesional del Secretario General y la coordinación entre la Directora Ejecutiva y el Comité Permanente en este sentido; # determine la duración del contrato del Secretario General; y # prevea lo necesario para establecer consultas en relación con la prolongación del contrato del Secretario General. 7 11. Cuestiones financieras La mayor parte de las cuestiones financieras se abordaron en el marco del documento examinado en el capítulo 7 precedente. 11.1 Emplazamiento y custodia del Fondo Fiduciario El Sr. Guerrero dejó muy claro que el Secretario General sólo puede asumir compromisos en función del dinero depositado en el Fondo. El PNUMA adjudica fondos por un limitado lapso de tiempo, el problema es que no pueden hacerse compromisos a largo plazo. Señaló que, en el caso de la CITES, el dinero es administrado por el Secretario General mientras que, en general, el dinero de los fondos fiduciarios está bajo la custodia del Secretario General de las Naciones Unidas. La organización de las Naciones Unidas desea que la custodia del Fondo Fiduciario CITES se transfiera a Nueva York, pero esto sólo podrá llevarse a cabo si así lo decide la Conferencia de las Partes. Los funcionarios superiores de la Secretaría informaron al grupo de trabajo de que la CITES tenía dos cuentas bancarias, una en CHF y otra en USD. Estas cuentas eran utilizadas también por otras convenciones. En el contexto de los servicios comunes, hubo un conato de desprenderse del personal administrativo de la Secretaría. En opinión de los miembros de la Secretaría, es más práctico disponer de una cuenta en Ginebra. No está muy claro donde están emplazados los fondos fiduciarios ni como se administran o invierten. El Sr. Guerrero presentó un informe de los auditores de las Naciones Unidas de Nueva York que no se había distribuido a las Partes. Prometió enviar copia del mismo a los miembros del grupo de trabajo. El grupo de trabajo recomienda que # en el Acuerdo revisado se resuelva la cuestión del emplazamiento y la custodia del Fondo Fiduciario CITES. 8 11.2 Información sobre la situación del Fondo Fiduciario Los representantes del PNUMA señalaron que su auditor en Nueva York informaba anualmente al Secretario General de la CITES acerca de la situación del Fondo Fiduciario. En el informe se incluyen recomendaciones de los auditores. Cabe señalar que ni los miembros del grupo de trabajo ni los funcionarios superiores de la Secretaría estaban al corriente de dicho informe. El PNUMA se ofreció a proporcionar una copia al grupo de trabajo. El grupo de trabajo recomienda que # en el futuro, el informe sobre la situación del Fondo Fiduciario se envíe a todas las Partes. 9 11.3 Generación de ingresos El grupo de trabajo preguntó si existía algún tipo de inversión del dinero depositado en el Fondo Fiduciario a fin de generar ingresos complementarios. Los funcionarios superiores de la Secretaría manifestaron que algo había de cierto, pero que se carecía de información sobre el nivel de los fondos invertidos. Es preciso aclarar esta cuestión. 11.4 Gastos administrativos generales El grupo de trabajo señaló que el 13% de gastos administrativos generales no se aplicaba a todos los fondos, y declaró que la financiación externa no debería estar sujeta a ningún gasto administrativo. Si se facturasen gastos administrativos a los proyectos financiados con fondos externos, se fomentarían los acuerdos de financiación bilateral entre las Partes interesadas, mientras que la Secretaría podría continuar supervisando los proyectos desde un punto de vista profesional. El Sr. Guerrero indicó que los proyectos financiados con fondos externos no formaban parte del Fondo Fiduciario y declaró que incumbía al Consejo de Administración decidir que porcentaje se aplicaría en general y los gastos administrativos que se aplicarían a los fondos fiduciarios asignados y a los fondos externos. Por el momento, el PNUMA no exige ningún porcentaje por la administración de los fondos para los viajes de los delegados, etc. y la Directora Ejecutiva ha determinado tajantemente que no hubiese cambios en este sentido. En lo que respecta a los consultores/expertos externos la situación no está muy clara. En teoría, la Secretaría aplica el 7% y el PNUMA el 13%. Es preciso lograr transparencia en este sentido. El grupo de trabajo se preguntó qué servicios recibía la CITES del PNUMA a cambio del 13%, en particular debido a que los proyectos eran supervisados por el Oficial de Proyectos, cuyo salario se sufragaba con cargo al Fondo Fiduciario CITES. Esto dio lugar a que se debatiese la razón por la cual los proyectos financiados con fondos externos aprobados por el Comité Permanente de la CITES deben ser aprobados nuevamente por el PNUMA. En este sentido, el grupo se enteró de que desde hace un año los Memoranda de Entendimiento que anteriormente se concertaban entre las Partes interesadas y la Secretaría debían enviarse a Nairobi para su firma, a pesar de que ningún experto participaba en la evaluación de los proyectos. Según el Oficial de Proyectos CITES, es obligatorio ajustarse al formato del PNUMA que ha sido desarrollado para proyectos de varios millones. El Oficial de Proyectos había pedido al Secretario General que informase a las Partes en consecuencia, pero el Secretario General se negó a ello, dando como resultado que los proyectos han de escribirse nuevamente. Según los funcionarios superiores de la Secretaría, hasta la fecha no se ha cargado el 7%. Al principio este porcentaje se incluía en los proyectos para cubrir los gastos suplementarios pero nunca se procedió a su revisión. El grupo de trabajo recomienda que # en el Acuerdo revisado se resuelva la cuestión de los gastos generales y los procedimientos de aprobación de proyectos; # preferentemente, no se aplique ningún porcentaje por gastos administrativos generales, pero que los gastos suplementarios reales de administración se incluyan en el presupuesto del proyecto. 10 12. Relaciones con otras convenciones Debido al escaso tiempo disponible, esta cuestión se examinó como segunda prioridad. Era prácticamente imposible tomar en consideración la experiencia de otras organizaciones y convenciones intergubernamentales en esta esfera. El Sr. Illueca señaló que era la primera vez que se revisaban las relaciones entre la CITES y el PNUMA, y que las otras convenciones (concretamente las "nuevas") habían depositado grandes esperanzas en los resultados de nuestro grupo de trabajo. Esta iniciativa podría considerarse como un ejercicio experimental. Según cabe suponer las otras convenciones se beneficiarán de los logros obtenidos por la CITES. 12.1 ¿Cómo aumentar la sinergia entre las distintas convenciones? En la sección 6.1 precedente se hace alusión a este aspecto. El Grupo de trabajo tomó nota de que se había firmado un Memorándum de Entendimiento entre los Secretarios Generales de la CITES y del Convenio sobre la Diversidad Biológica. El grupo señaló que el Secretario General no había consultado a las Partes, o al menos al Comité Permanente, antes de firmar dicho memorándum, a fin de recibir asesoramiento para ampliar al máximo el potencial de dicha relación. El grupo señaló también que no había recibido copia del Memorándum de Entendimiento ni de las actas del cursillo práctico celebrado para examinar el alcance de una mayor cooperación entre el Convenio sobre la Diversidad biológica y otras convenciones relevantes. Los representantes del PNUMA hicieron referencia a una propuesta dimanante de la quinta reunión sobre coordinación de las secretarías de las convenciones ambientalistas para emprender actividades de creación de capacidades jurídicas conjuntamente entre el PNUMA y las secretarías de las convenciones. 12.2 Personal compartido Véanse los comentarios que figuran en el párrafo 5.1 en referencia al Anexo I del documento presentado por el PNUMA. El grupo de trabajo recomienda que # al preparar el nuevo Acuerdo se tome en consideración la experiencia de otras organizaciones y convenciones internacionales en esta esfera; y # a este fin, se entreviste a los Secretarios Generales de las otras convenciones. 11 13. Necesidad de contar con información complementaria El grupo de trabajo señaló que sobre la base de la información disponible en la reunión no se podía responder a todas las preguntas planteadas. En consecuencia, se pidió a los representantes del PNUMA y a los funcionarios superiores de la Secretaría que proporcionasen información complementaria por escrito. 13.1 Información solicitada al PNUMA a.El tiempo dedicado por el Oficial administrativo a la CITES y a otras convenciones. b.La inversión del Fondo Fiduciario. c.El informe financiero anual. d.Una carta (nota breve) de la Directora Ejecutiva al Secretario General solicitando que distribuya el Informe 1994 sobre el Fondo Fiduciario a las Partes. e.El informe de auditor. f.Información detallada de los gastos del PNUMA por la adminisstración del Fondo Fiduciario de la CITES; gastos directos e indirectos y cuestiones conexas (véase sección 6.9). g.Explicación por el aumento de costos del personal de finanzas/administrativo. h.Repercusiones de mantener o cesar la supervisión PNUMA de los proyectos financiados con fondos externos (tras debatir la cuestión con el Oficial de Proyectos). 13.2 Información solicitada a los funcionarios superiores de la Secretaría a.Una lista de las reglas del Reglamento del Personal de las Naciones Unidas aplicables y las alternativas propuestas. b.Explicación por el aumento de los costos de los tres miembros del personal de finanzas/administración de 1994 a 1995 de 17% y 29% (Cuadro 1). c.Personal compartido: ¿En qué medida el personal administrativo/finanzas trabaja para otras convenciones?. d.Servicios prestados por la Ofinica del PNUMA en Ginebra. e.Servicios (llamadas telefónicas) prestados por el PNUMA de Nairobi. f.Costos indirectos del PNUMA (Cuadro 2): ¿Se justifica el 10%, o dicho de otro modo, recibe la CITES servicios por valor de un 10%?. 14. Observaciones finales El grupo de trabajo da las gracias a la Autoridad Administrativa CITES de Suiza por la excelente organización y calurosa acogida. El presidente agradeció encarecidamente el apoyo y la colaboración de todos los miembros del grupo de trabajo y encomió, en particular, la excelente labor del Sr. Peter Dollinger por la preparación del proyecto de informe. Buenos Aires, 26 de agosto de 1996 Lic. Victoria Lichtschein Directora de Fauna y Flora Silvestres Autoridad Administrativa CITES de Argentina