Notificación a las Partes

ASUNTO:

Duodécima reunión de la Conferencia de las Partes

Información general

1. Lugar y fecha de la reunión

La 12a. reunión de la Conferencia de las Partes se celebrará en Santiago, Chile, del 3 al 15 de noviembre de 2002.

La reunión tendrá lugar en dos edificios, a saber:

Centro de Convenciones "Diego Portales"
Avenida Bernardo O'Higgins 223
Santiago, Chile

En el Centro de Convenciones se dispondrán todas las salas de reunión, el centro de distribución de documentos y las oficinas de la Secretaría CITES durante la duración de la conferencia.

Centro de Extensión de la Universidad Católica de Chile
Avenida Bernardo O'Higgins 390
Santiago, Chile

En el Centro de Extensión, que está situado en frente del "Centro de Convenciones" a unos 100 m de distancia, se acogerán las exposiciones y se dispondrá de salas de reunión y oficinas para alquilar a las Partes y las ONG. Asimismo, se instalará el centro de la prensa y el cibercentro y se realizará el registro de los participantes y los medios de comunicación.

2. Inscripción

La Secretaría adjunta a las Partes un Formulario de inscripción para la 12a. reunión de la Conferencia de las Partes. Se ruega a las Partes que rellenen un formulario de inscripción por cada participante y los envíen a la brevedad posible a la Secretaría. Se insta a las Partes que, por razones económicas, no puedan enviar al menos dos delegados a la reunión, a que informen de ello a la Secretaría sin tardanza. La Secretaría ha telecargado un formulario de inscripción en su sitio en la web (http://www.cites.org) y se insta a los participantes que tengan acceso a Internet a que se inscriban a través de este medio.

La inscripción oficial de los participantes se llevará a cabo en el Centro de Extensión. Sólo los participantes que lleven la tarjeta de identificación oficial podrán acceder al Centro de Convenciones. En consecuencia, es esencial que los participantes se inscriban en el Centro de Extensión antes de ir al centro de conferencias.

3. Credenciales

Se recuerda a las Partes que, de conformidad con el Artículo 3 del Reglamento provisional para las reuniones de la Conferencia de las Partes, las credenciales que autorizan a los delegados a representar a su país deben ser concedidas por una autoridad competente, es decir, el Jefe del Estado, el Jefe del Gobierno o el Ministro de Relaciones Exteriores. En la medida de lo posible, el documento original debe remitirse a la Secretaría al menos una semana antes del inicio de la reunión.

Se recuerda también a las Partes que los delegados pueden participar provisionalmente en la reunión sin derecho a voto. Una vez que el Comité de Credenciales haya tomado una decisión respecto de las credenciales, sólo los delegados acreditados tendrán derecho a participar activamente en la reunión. Así, pues, se pide al Jefe de cada delegación que se cerciore de que todos los miembros de su delegación se mencionan en las credenciales o que las credenciales le autorizan expresamente a nombrar asesores de la delegación.

4. Reservas de hotel

Tras una licitación pública, se ha designado a MKI Travel and Conference Management Inc. como la agencia de viajes oficial de la conferencia. Se adjunta información sobre las habitaciones de hotel disponibles en Santiago y un Formulario de solicitud de alojamiento. Todo delegado que desee hacer sus reservas a través de MKI debe rellenar y enviar por correo o fax el formulario adjunto directamente a MKI. Para obtener mayor información o para efectuar una reserva de hotel, se ruega consulte el Sitio MKI en la web:

http://www.mkitravel.com/conference/cites12/index.html

5. Visados

Los participantes deben obtener sus propios visados y deberían hacerlo sin tardanza.

En el cuadro adjunto se incluye información sobre los países que necesitan visado y el costo de los mismos. No obstante, los participantes deben consultar con la Embajada o el Consulado de Chile en sus países para cerciorarse de que esta información es válida.

Asimismo, se adjunta una lista de las embajadas y consulados de Chile en el extranjero.

Se insta a los participantes de los países en los que Chile no tenga representación diplomática o para los que la concesión de un visado requiera la confirmación del Departamento de Inmigración, que completen el formulario que se adjunta, Solicitud de asistencia para obtener un visado y lo remitan a la dirección/fax indicado en el formulario a la brevedad posible junto con una fotocopia de su pasaporte.

6. Reserva de salas de reuniones

En fecha ulterior se comunicará información sobre las reservas de salas de reunión o espacio de oficinas.

7. Espacio para las exposiciones

En el sitio en la web de Chile (http://www.citescop12.cl), en la sección "ExpoCITES", puede acceder al Documento del Expositor.

8. Transbordos

El Aeropuerto Comodoro Arturo Merino Benítez se encuentra a unos 17 km del centro de conferencias y del centro de la ciudad. La compañía de viajes MKI instalará un mostrador para recibir a los DELEGADOS DE LA CITES en el aeropuerto del 2 al 5 de noviembre de 2002, a fin de facilitar la transferencia de los delegados hasta los respectivos hoteles. El costo de un viaje de ida es de aproximadamente USD 15, monto que debe abonarse en efectivo bien sea en USD o CLP. Así, pues, se insta a los participantes que deseen utilizar este servicio a que lleven suficiente dinero en efectivo.

9. Documentos de la conferencia

Se adjuntan los siguientes documentos para la 12a. reunión de la Conferencia de las Partes:

– Orden del día (provisional)
– Reglamento (provisional)

Los programas de trabajo provisionales se enviarán en fecha ulterior.

Los documentos de trabajo podrán obtenerse en el Sitio CITES en la web: (http://www.cites.org).

10. Participación de los observadores

Se enviará una carta a todas las organizaciones internacionales que han participado previamente en reuniones de la conferencia.

Se recuerda a las Partes que las organizaciones nacionales que deseen participar deben obtener previamente la autorización de la Autoridad Administrativa del Estado en que estén ubicadas, con arreglo al párrafo 2)(b) del Artículo 2 del Reglamento aprobado en la 11a. reunión de la Conferencia de las Partes. De conformidad con el párrafo 4 del Artículo 3 del Reglamento aprobado en la precitada reunión, los nombres de los observadores de estas organizaciones, así como una declaración de la aprobación de la Autoridad Administrativa, deben remitirse a más tardar el 3 de octubre de 2002.

11. Información de carácter general

El Gobierno de Chile ha creado un sitio en la web (http://www.citescop12.cl) en el que encontrará amplia información sobre los servicios del centro de conferencias, la ciudad de Santiago y el país.